1. Verantwortlicher

Diese Erklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von PromptPilot verarbeitet werden, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte dir zustehen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Konto-Daten

Bei der Registrierung erheben wir deine E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert (nicht im Klartext, nicht rückführbar).

Deine Eingaben

Das von dir beschriebene Ziel, deine Antworten auf Rückfragen sowie die daraus erzeugten Empfehlungen/Prompts werden verarbeitet, um dir das Ergebnis anzuzeigen. Speicherst du ein Ergebnis in deiner Bibliothek oder teilst es im öffentlichen Feed, bleibt es dauerhaft gespeichert, bis du es selbst löschst.

Nutzungs- und Qualitätsdaten

Zur Verbesserung der Empfehlungsqualität speichern wir je Anfrage u. a.: welcher KI-Anbieter geantwortet hat, Antwortzeit, ob die Anfrage erfolgreich war, sowie eine automatisierte Qualitätsbewertung des Ergebnisses. Diese Daten sind mit deinem Konto verknüpft, damit PilotCore sich mit der Zeit auf Basis vergangener Anfragen verbessern kann.

Sicherheitsprotokoll

Bei sicherheitsrelevanten Ereignissen (Registrierung, Login, Logout, fehlgeschlagene Anmeldeversuche) protokollieren wir Zeitpunkt und IP-Adresse, um Missbrauch erkennen und Konten im Zweifel schützen zu können.

Team-/Workspace-Bibliothek

Bist du einem Workspace (Team-Konto) zugeordnet, kannst du einzelne Bibliothekseinträge aktiv mit den anderen Mitgliedern desselben Workspace teilen — das passiert ausschließlich, wenn du selbst pro Eintrag auf "Teilen" klickst, nie automatisch. Geteilte Einträge (dein Ziel, der erzeugte Prompt) sind dann für alle Mitglieder dieses Workspace einsehbar. Wer dir einen Workspace zuordnet, entscheidet der Betreiber (Admin) — meist im Rahmen eines gemeinsam genutzten Familien- oder Team-Zugangs.

Charaktere (Charakter-Baukasten)

Legst du im Charakter-Baukasten eine wiederverwendbare Figur an, speichern wir Name, die von dir eingegebenen Beschreibungsmerkmale (Aussehen, Stil etc.), optionale Notizen sowie — falls hochgeladen — ein verkleinertes Vorschaubild und ein größeres Referenzbild. Diese Daten sind ausschließlich für dich in "Mein Bereich" sichtbar und dienen dazu, die Figur in weiteren Anfragen wiederzuverwenden.

Geteilte Ergebnis-Links

Nutzt du die Funktion "Ergebnis teilen", legen wir unter einem langen, nicht erratbaren Link eine Kopie des betreffenden Ergebnisses (Ziel, Tool, Prompt, ggf. Vorschaubild) an. Dieser Link ist ohne Login für jeden aufrufbar, der ihn kennt — bis du ihn selbst in "Mein Bereich" wieder löschst. Anders als der öffentliche Feed ist dieser Link bewusst nicht auffindbar (keine Auflistung, kein Bezug zu deinem Kontonamen im Link selbst).

Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie ein, um dich während deines Besuchs angemeldet zu halten. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies verwendet. Für ein rein technisch notwendiges Cookie ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG keine Einwilligung erforderlich — wir weisen dich beim ersten Besuch trotzdem kurz per Banner darauf hin.

Reichweitenmessung (selbst gehostet)

Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Feed, diese und weitere rechtliche Seiten) zählen wir Seitenaufrufe mit einer selbst entwickelten, vollständig auf unserem eigenen Server laufenden Reichweitenmessung — es wird dafür kein externer Dienst eingebunden und keine Daten verlassen unseren Server. Erfasst werden je Seitenaufruf: aufgerufene Seite, Gerätetyp (Smartphone/Tablet/Desktop), Betriebssystem und Browser (aus der Browser-Kennung), Herkunftsseite (Referrer, z. B. die verweisende Suchmaschine), ungefähres Herkunftsland sowie Verweildauer und Klicks auf der Seite — bei Klicks zusätzlich die sichtbare Beschriftung der angeklickten Schaltfläche bzw. des Links (z. B. "FAQ" oder "Kostenlos starten"); Eingaben in Formularfelder werden dabei nie erfasst.

Besonderheit beim Herkunftsland: Es wird nicht aus deiner IP-Adresse ermittelt, sondern aus der Zeitzonen-Einstellung deines Browsers (z. B. "Europe/Berlin" → Deutschland) — deine IP-Adresse wird für die Reichweitenmessung weder gespeichert noch ausgewertet. Die Messung arbeitet cookielos, legt nichts auf deinem Gerät ab und verwendet keine geräte- oder seitenübergreifende Kennung — es entsteht kein Nutzungsprofil, und einzelne Aufrufe sind keiner Person zuordenbar. Eine Einwilligung nach § 25 TTDSG ist daher nicht erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer anonymen Reichweitenmessung des eigenen Angebots). Die Rohdaten werden nach spätestens 12 Monaten automatisch gelöscht.

3. Weitergabe an KI-Anbieter

Um aus deiner Eingabe eine Empfehlung bzw. einen fertigen Prompt zu erstellen, wird der Text deiner Anfrage an einen von mehreren externen KI-Anbietern übermittelt (automatisch ausgewählt, je nach Kategorie und Verfügbarkeit):

• Groq
• Google (Gemini)
• DeepSeek
• Alibaba Cloud (Qwen)
• NVIDIA
• Anthropic (Claude)
• OpenRouter (Notfall-Ausweichoption)

Einige dieser Anbieter verarbeiten Daten außerhalb der EU. Die US-amerikanischen Anbieter (u. a. Anthropic, Google, Groq, NVIDIA, OpenRouter) unterliegen teils dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. bieten Standardvertragsklauseln als Übermittlungsgarantie an — Details findest du jeweils in deren eigenen Datenschutzerklärungen. DeepSeek und Alibaba Cloud (Qwen) haben ihren Sitz in China; für Datenübermittlungen dorthin besteht aktuell kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission und kein dem DPF vergleichbarer Mechanismus. Wir achten bei der Anbieterauswahl auf ein vertretbares Datenschutzniveau, können aber als privates Projekt keine für jeden einzelnen Anbieter individuell ausgehandelten Auftragsverarbeitungsverträge vorweisen. Bitte gib daher grundsätzlich keine besonders sensiblen persönlichen Daten (Gesundheitsdaten, Finanzdaten, Ausweisdaten etc.) in deine Anfrage ein — das gilt besonders für Anfragen, die an chinesische Anbieter weitergeleitet werden könnten.

4. Zahlungsabwicklung (PayPal)

Entscheidest du dich für den optionalen kostenpflichtigen Pro-Zugang, wird die Zahlung über PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg) abgewickelt. Dabei werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (u. a. deine PayPal-E-Mail-Adresse, Zahlungsbetrag, Transaktionsstatus) an PayPal übermittelt. Wir selbst erhalten keine Kreditkarten- oder Bankdaten, nur die Bestätigung, dass die Zahlung erfolgreich war. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Details zur Datenverarbeitung durch PayPal findest du in der Datenschutzerklärung von PayPal.

Die Zahler-E-Mail-Adresse bei PayPal wird genutzt, um die Zahlung automatisch deinem PromptPilot-Konto zuzuordnen und den Pro-Zugang freizuschalten — dafür muss sie mit der bei uns hinterlegten Login-E-Mail-Adresse übereinstimmen.

5. E-Mails an registrierte Nutzer

Transaktionale E-Mails (Passwort-Reset & Konto-Mitteilungen)

Um dir bei Bedarf eine Passwort-Reset-Mail sowie künftig weitere rein kontobezogene Mitteilungen (z. B. Sicherheitshinweise) zusenden zu können, verarbeiten wir deine bei der Registrierung hinterlegte E-Mail-Adresse für diesen Zweck. Der Versand erfolgt über einen von uns konfigurierten E-Mail-Server (SMTP) und ausschließlich anlassbezogen — also z. B. wenn du selbst über "Passwort vergessen?" einen Reset-Link anforderst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, sicheren Kontozugang) — für diese rein transaktionalen, dienstbezogenen Mitteilungen ist keine gesonderte Einwilligung nötig. Ein Passwort-Reset-Link ist einmalig verwendbar und läuft nach 60 Minuten automatisch ab.

Gelegentliche Info-/Update-Mails

Zusätzlich können wir dich als registrierten Nutzer gelegentlich per E-Mail über Neuigkeiten rund um PromptPilot informieren (z. B. neue Funktionen, wichtige Änderungen am Dienst). Das ist kein Newsletter mit fester Regelmäßigkeit und keine Werbung für fremde Produkte — es geht ausschließlich um Informationen zu unserem eigenen, bereits von dir genutzten Dienst.

Rechtsgrundlage ist die sogenannte Bestandskundenausnahme (§ 7 Abs. 3 UWG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): deine E-Mail-Adresse haben wir im Rahmen deiner Registrierung erhalten, die Mitteilungen betreffen ausschließlich unseren eigenen, ähnlichen Dienst, und du hast bei Erhalt jeder einzelnen E-Mail sowie schon jetzt an dieser Stelle die Möglichkeit, kostenlos und formlos zu widersprechen.

Jederzeit abbestellbar: Jede dieser E-Mails enthält einen Ein-Klick-Abmelde-Link direkt in der Mail — kein Login nötig. Nach der Abmeldung erhältst du keine weiteren Info-Mails mehr; alle anderen Konto-Funktionen (Login, Bibliothek, Passwort-Reset-Mails) bleiben davon unberührt. Eine Abmeldung ist auch schon jetzt formlos per E-Mail an die oben genannte Adresse möglich.

6. Zweck und Rechtsgrundlage

Verarbeitung	Rechtsgrundlage
Bereitstellung des Dienstes (Konto, Anfragen, Bibliothek)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Abwicklung des Pro-Zugangs (Zahlung, Freischaltung)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Sicherheitsprotokoll (Login/Logout mit IP-Adresse)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Missbrauchsschutz)
Qualitätsverbesserung der Empfehlungen	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Dienst)
Transaktionale E-Mails (Passwort-Reset, Konto-Mitteilungen)	Art. 6 Abs. 1 lit. b, hilfsweise lit. f DSGVO
Gelegentliche Info-/Update-Mails an Bestandsnutzer	§ 7 Abs. 3 UWG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Vorübergehende Kontosperrung bei Missbrauchsverdacht (inkl. Benachrichtigung)	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Missbrauchsschutz)

7. Speicherdauer

• Konto-Daten: bis zur Löschung deines Kontos (siehe Selbstbedienung unten)
• Deaktivierte Konten (z. B. bei Verdacht auf Missbrauch): bleiben bis zu 12 Monate bestehen, damit eine Reaktivierung möglich bleibt. Du wirst bei Deaktivierung per E-Mail benachrichtigt. Ohne Reaktivierung wird das Konto automatisch und endgültig nach 12 Monaten gelöscht.
• Bibliothek-Einträge: bis du sie selbst löschst
• Charaktere (Charakter-Baukasten): bis du sie selbst löschst
• Geteilte Ergebnis-Links: bis du sie selbst löschst
• Demo-Konto: eigene Bibliothek-Einträge werden automatisch nach 24 Stunden gelöscht
• Sicherheitsprotokoll: in der Regel nicht länger als 12 Monate
• Im Feed geteilte Prompts: anonym, ohne Bezug zu deinem Konto, auf die letzten 100 Einträge begrenzt
• Passwort-Reset-Token: maximal 60 Minuten, danach oder nach Nutzung automatisch ungültig
• Abmelde-Status von Info-/Update-Mails: bis zur Löschung deines Kontos (damit eine einmal erteilte Abmeldung dauerhaft respektiert wird)

8. Deine Rechte

Dir stehen die folgenden Rechte zu: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21).

Selbstbedienung: Auskunft (Datenexport als JSON) und Löschung kannst du direkt selbst in deinem Konto unter "Mein Bereich" auslösen — ganz ohne Rückfrage bei uns. Für Berichtigung, Einschränkung oder Widerspruch wende dich an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — zuständig ist in der Regel:

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. PilotCore schlägt lediglich KI-Werkzeuge vor und formuliert Prompt-Texte — die eigentliche Entscheidung und Nutzung liegt vollständig bei dir.

10. Transparenzhinweis: KI-generierte Inhalte (Art. 50 EU AI Act)

PromptPilot ist ein KI-gestützter Dienst: PilotCore selbst ist ein KI-System, das deine Eingabe automatisiert analysiert, dir passende Werkzeuge vorschlägt und die angezeigten Prompts, Texte und Vorschau-Bilder erzeugt — ohne redaktionelle Prüfung im Einzelfall. Das gilt auch für die kostenlose Bild-Vorschau, das Freistellen des Hintergrunds sowie für Charaktere und Charakterkarten.

Gemäß Art. 50 der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz (AI Act) weisen wir dich hiermit ausdrücklich darauf hin: Du interagierst mit einem KI-System, und alle von PilotCore erzeugten Empfehlungen, Prompt-Texte und Vorschau-Bilder sind KI-generiert. Verwendest du diese Inhalte weiter (z. B. veröffentlichst du ein damit erzeugtes Bild), können dich eigene Kennzeichnungspflichten treffen, wenn Dritte den Inhalt sonst für rein menschlich erstellt halten könnten.

11. Kontakt & Änderungen

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter info@link.vanheek.biz. Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen, wenn sich der Dienst oder rechtliche Anforderungen ändern.